Concepto
El fondo fijo de caja se refiere a el dinero en efectivo con que cuenta una empresa determinada para el uso especifico de la misma como puede ser gastos de uso externo e interno de la misma.
Su finalidad es la de conocer el mecanismo del fondo para poder registrar y controlar la creación, ampliación, cancelación parcial o total del mismo.
La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina “Fondo Fijo de Caja”.
Funcionamiento: Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo
Se carga: Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo
Se abona Por la Cancelación parcial o total del fondo
Saldo Deudor.
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510 | 100.000 |
|
111005 |
| 100.000 |
DIFERENCIA ENTRE CAJA MENOR Y CAJA GENERAL
Caja menor una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Caja general
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa, con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Reembolso de caja menor
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general.
Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situación de inutilidad o por restricciones del gasto. Libro auxiliar de caja menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la relación de reembolso de caja menor :Los registros en el libro de caja menor no se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control.