CAJA GENERAL

CONCEPTO

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:

1) Tener recibos, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2) Que estos recibos estén numerados.

3) Manejados por una sola persona.

4) La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja menor.

5) Depositar el dinero de la caja general.

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa, con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

EL ARQUEO DE CAJA

Es  el análisis de las transacciones del efectivo, durante un tiempo  determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o recibos. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Control interno

Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

 Todo sistema de control interno debe contener las siguientes   características:

·         Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

·         Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

·         Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

·         División del trabajo

·         Delegación de autoridad

·         Asignación de responsabilidades

·         Promoción de personal eficiente

·         Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

·         Efectivo en caja

·         Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

·         Operaciones en el mostrador (ventas)

·         Ingresos ejecutados por cobradores

·         Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

·         Caja y Banco

La caja se divide en dos:

·         Caja chica

·         Caja general

Faltante de fondo fijo:

 Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al haber la relación de los pagos efectuados. Cuando  se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder, al hacer el reembolso se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada "faltante de fondo fijo.

Sobrantes de fondo fijo:

Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido, al hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica, lo cual no debería sucedes, al hacer reembolso se realiza un asiento en la que al haber un reembolso se le abona a una cuenta llamada "Sobrante de fondo fijo.

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de trabajo, debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo, en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia.

El cajero es responsable del efectivo recibido, en consecuencia, al detectar un faltante o un sobrante deberá ser reportado.